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筆王24の住所録をEXCELで編集してはがきデザインキッドで使用

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EXCELで都道府県と市町村別に取り出す

 

ここでは、年賀状作成ソフトの筆王ver24の住所録を使用して、
はがきデザインキッド2020で使用できる用に住所録をEXCELで編集します

 

Excelで編集する理由
そもそもなぜ、編集しないといけないかですが、
それは、はがきデザインキッドで使用する住所録の形式が、
筆まめ、筆王、筆ぐるめ等と比べると、区分方法が異なっているからです

ここでは、筆王ver24で説明してますが、基本的には筆まめ30、筆ぐるめ27等でも
作業の流れは同じなので、関数を工夫すれば、どれでも対応できます

動画でも詳しく手順を解説しています
EXCELで住所録編集 はがきデザインキッドの住所録を作成

筆王24の住所録をはがきデザインキッドで使用 EXCELで編集

作業手順として

1、はがきデザインキッドの住所録csvをダウンロード

2、筆王24の住所録をcsvで書出し

3、書き出した住所録をEXCELで編集

4、EXCELで編集した住所録を、はがきデザインキッドの住所録形式に合わす

5、出来上がった、はがきデザインキッドの住所録csvを読み込み

公式サイトで確認≫筆王Ver.24

はがきデザインキッドのCSV

まずは、はがきデザインキッドの宛名面から、上のメニューにある、
「住所読込」をクリックして、
下図にて、【デザインキット専用CSVをダウンロード】をクリックして、
はがきデザインキッド専用のCSVを保存します

すぐに、ファイルはダウンロードされます
保存先を開いて、「format.csv」になっていることを確認

 

EXCELでformat.csvを開くと、「氏名・フリガナ」が姓と名に区別されています
さらに、住所も、「都道府県・市町村・番地」に区別されています
そのために、この形式に住所録を合わせる必要があります

筆王の住所録csv

次に、筆王24の住所録をCSV形式で書出します、
(書出しとは、形式を指定して新たに保存することと同じ意味)

他形式ファイルで書出し

住所録画面にて、左の「ファイル」をクリックして、
さらに下の【他形式ファイルで書出し】をクリックします

※補足
この記事内の画面に表示されている、名前や住所は架空のものです

データ選択画面が表示されるので、
一番上の宛先全てに、チェックを入れてから、下の「次へ」をクリックです
この例では、サンプルの住所なので10件になっています

必ずCSV形式を選択

そのまま、進めていく、下図では、「CSVファイル」を選択してから、
「次へ」をクリックです

書出しデータ選択

ここでは、必要な項目だけを選択して、右側に表示させて、
できたら、上にある「次へ」をクリックします
この例では、住所作成に必要な、「氏名、フリガナ、郵便、住所」にしてます
初心者向けに解説してるので、シンプルにしてます

※必要な項目を追加して作成しても問題ありませんが、
はがきデザインキッドの項目に当てはまらないものは、選択する必要がないと思います

名前を付けて保存すう

下図は、参照をクリックして、保存先が表示されてから名前を入力した状態です
この例では、【筆王01.csv】となっています
名前入力したら、下の「次へ」をクリックします

 

オプション設定

この画面では、そのまま既定値のままで、「完了」をクリックします
ここは、設定を変える必要はありません

EXCELで編集

先に、EXCELについてですが、私の環境では、Office 365 Solo を使用しています
Excelのバージョンによっては、この記事の画面と異なる場合もあります

また、関数については、基本的なものを使用してますが、Excelのバージョン、
互換性のある表計算ソフトなどによっては、関数の仕様が異なる場合もあります

CSV住所録を開く

先ほど保存した、「筆王01.csv」をExcelで開いた状態です
※下図は、最新のExcelバー上ンを使用してます

この画面でも分かるように、A列とB列には、姓名が同じセルで表示されています
また、E列の住所も、都道府県と市町村が同じセル表示されています

今から、これらを区別して別セルに表示していきます

氏名を「姓と名」に分ける方法

新たに、シート1を作成して、そこに、筆王01.csvの姓をコピーします
そして、上のデータをクリックします

データ画面を開くと、「区切り位置」アイコンがあります
10件を選択状態にしてから、そのままクリックします

区切り位置の設定

区切り位置の設定が開きます、ここでは、一番上の「カンマやタブ・・・」に、
チェックが入っていることを確認して、下の「次へ」をクリックします

その次は、重要な画面です、
ここは、スペースにチェックをいれます、「次へ」をクリックします

※この例のように、今回は文字列の間に、空白のスペースが入ってるからです
状況によっては、カンマ等などの場合もあります

最後の画面では、既定値のままで、「完了」をクリックします

すると、氏名が、A列とB列で、姓と名に分けることできました
マウスのみで簡単にできます

次に、フリガナについて同じ操作で設定していきます

ここまでできたら、作成したシート1に今度は、住所をコピーしていきます

関数を使用する

住所録から、都道府県だけを取り出すためには、関数を使用します
今回は、初心者さんでも、すぐ簡単にできるように、関数の数式を作成してます

そのまま、ここで解説している手順で関数を使用すれば、簡単です

注意点として、必ず、F列に住所を入力することです(コピー)
今回の関数式は、F列に対して結果を表示するようになっています
違う、F以外の列に住所があると、エラーになります

住所録から都道府県を取り出す

開いたシート1のF列に住所があることを確認します

下の関数をコピーして、G列の1行めに、コピーします

都道府県の関数
=IF(MID(f1,4,1)=”県”,LEFT(f1,4),LEFT(f1,3))
関数を入力してエンターキーを押すと、結果が表示されます
下図の例では、神奈川県を取り出してます
さらに、2行以降も、同じ数式をコピーしていきます
この場合、簡単方法は、オートフィルを使用します
オートフィルを使用すると、瞬時に関数の結果が表示されます

住所録から市町村を取り出す

今度は、先ほど同じように、H列に、下記の関数をコピーします

市町村の関数
=IF(MID(f1,4,1)=”県”,MID(f1,5,LEN(f1)-4),MID(f1,4,LEN(f1)-3))

H列に、市町村を取り出すことができました

はがきデザインキッド「format.csv」

今度は、はがきデザインキッドの住所録「format.csv」を開いて、
先ほど作成したシート1の内容をコピーして完成させていきます
ここでは、最低限の必要な項目のみにしてます

はがきデザインキッドでcsvを読み込み

はがきデザインキッドの住所録CSVが完成したら、起動してCSVを読み込みます

はがきデザインキッドの住所録の完成

正常に住所録CSVが読み込まれた状態です
はがきデザインキッドでの住所録が完成したので、このまま閉じて、
年賀状のデザイン面に移動しても問題ありません
はがきデザインキッドの住所はこの時点で、すでに保存されています
タイトルとURLをコピーしました